Koostöö töötuba – kellele ja milleks?
Meeskonna tugevus peitub selle liikmete võimes suhelda, kuulata ja koos areneda. Arendava tagasiside ja koostöö töötubade kaudu saab luua usaldusliku keskkonna, kus iga tiimiliige tunneb end väärtusliku ja kaasatuna. Just sellise töötoa korraldas oma tiimile perearstiabi teenusejuht Laura Johanna Tuisk. Töötuba fassiliteeris Sunergose juhtimiskonsultant ja coach Monika Prits.
Töötoa eesmärk oli viia läbi kahesuunalised koostöövestlused tuumiku liikmetega, kus kõik said anda ja vastu võtta tagasisidet koostöö parendamise nimel. Kogemusi ja muljeid töötoast jagavad perearstiabi tuumiku liikmed Sandra ja Reelika, kelle sõnul tõi ühiselt kogetu tiimi veelgi lähedasemaks ning andis uue energia ja suuna edasiminekuks.
Millise ootusega läksid koostöö töötuppa?
Sandra: Olin tol hetkel üks kahest uuemast meeskonnaliikmest perearstiabis ning peaaegu aasta Tervisekassas töötanud. Tervisekassa oli üle minemas teenusepõhisele juhtimisele, mistõttu oli meeskonnas tunda segadust rollide, tööülesannete ja muude teemade osas. Uue töötajana kardad tagasisidet anda ja oma soove tööülesannete vms teemal kolleegidele väljendada. Põhjuseks inimlik hirm: äkki ma ei oska seda viisakalt ja leebelt teha, äkki saadakse minust valesti aru või tekitan olukorra, mis muudab suhtluse meeskonnas halvemaks. Lootsin, et saan kõiki neid hirme töötoas väljendada.
Milliseid uusi teadmisi või lähenemisi said?
Reelika: Kinnitust sai teadmine, et pigem anda tagasisidet kohe. Samuti on oluline teada, kuidas tagasisidet anda: tugine faktidele, mitte tunnetele. Ja veel: ära pehmenda!
Sandra: Minu jaoks oli kõige uuem teadmine mina-sõnumi kasutamine. Tagantjärele mõeldes tundub see loogiline, sest ma saangi ju rääkida ainult enda eest ja sellest, kuidas mõni asi või olukord mind tundma paneb. Saadud materjalid tegid mina-sõnumi ettevalmistamise natuke lihtsamaks. Lisaks mõistsin, et kui soovin tagasisidet anda nii, et selle tulemusel midagi muutuks, ei tohi pärast tagasiside andmist hakata öeldut pehmendama.
Millised olid suurimad väljakutsed, millega pidid toime tulema?
Reelika: Konstruktiivse tagasiside andmine kolleegile.
Sandra: Kõige raskem oli ilmselt see hetk, kui pidin kolleegiga vastakuti seisma ja päriselt oma tunded ja mõtted välja ütlema. Ootamatult ebamugav oli enda kohta positiivset tagasisidet saada. Minul on isiklikult lihtsam vastu võtta negatiivset tagasisidet kui positiivset.
Mis sind tagasiside andmise või saamise, sh koostöövestluste kohta kõige enam üllatas?
Reelika: Kui tagasisidet antakse heatahtlikult ning ausalt, ilma negatiivse emotsioonita, siis tegelikult on saadud tagasiside edasiviiv ja kasulik. Mind üllatas, et ma kopsu õhku täis ei tõmmanud ning vastu vaidlema ei hakanud.
Sandra: Ei olnud suur üllatus, et meil kõigil on tagasiside andmisega samad hirmud: ei soovi konflikte, ei taha kellegi tundeid riivata, soovime head meeskonnatöö jätkumist jne. Tegelikult andis selline töötuba väga hea võimaluse tunnetada ja aru saada, milline on meie meeskond ja inimesed, kellega iga päev kõrvuti töötad. Sarnaste isikuomaduste ja väärtustega inimestega on isegi keeruliste teemade arutamine pigem ühendav, sest ühine eesmärk ja sarnasused aitavad üksteist paremini mõista. Kui meeskond oleks väga suur inimeste arvu poolest või keegi oma olemuselt kardinaalselt erinev, siis oleks ilmselt tulemus teine olnud.
Kuidas sa ennast tundsid, kui andsid või said tagasisidet?
Reelika: Mulle on konstruktiivse tagasiside andmine siiski keeruline ning ma pigem väldin seda. Ilmselt peaks seda oluliselt rohkem harjutama. Proovin seda kompenseerida positiivse tagasiside andmisega.
Sandra: Väga ärev tunne oli. Minu jaoks on lihtsam olla tagasiside saaja rollis.
Kuidas aitas töötuba teie tiimi omavahelisele koostööle kaasa?
Reelika: Kindlasti oli väga positiivne mõju ning tekitas suuremat ühtsustunnet.
Sandra: Töötuba aitas hoida meeskonnas atmosfääri läbipaistvana: ei ole n-ö elevanti toas. Meeskonna liikmed teavad, mida keegi mõtleb, tunneb ja arvab ning seda julgetakse väljendada. Sellega saab vältida olukorda, kus selja taga ühele kolleegile julgen öelda, aga sellele, keda see puudutab, kardan öelda. Seega hoiab tagasiside andmise töötuba kindlasti meeskonnas suhted tervena ning vähendab konflikte tekkimise võimalust.
Kuidas mõjutas tagasiside andmine tiimi dünaamikat ja usaldust?
Reelika: Avatud ja aus suhe ning suhtlemine on oluline kõigis suhetes. Oskus anda tagasisidet selliselt, et ei tee haiget iseendale ning ka teisele osapoolele, on alati usaldust tekitav ning edasiviiv.
Sandra: Mulle tundub, et julgeme üksteisele nüüd kindlamalt tagasisidet anda. Näiteks, mis tunde mingi koosolek kelleski tekitas vms. Siiski unustan aeg-ajalt vormistada tagasiside nii korralikult, kui töötoas harjutasime.
Mis oli kõige olulisem asi, mida sellest töötoast kaasa võtsid?
Sandra: Negatiivse tagasiside saamine (ehk mingisugusegi tagasiside saamine) on parem, kui üldse mitte midagi.
Kellele ehk millises olukorras tiimidele sa kindlasti soovitaksid sellist koostöö töötuba?
Reelika: Minu arvates peaks aeg-ajalt selliseid töötubasid tiimile korraldama, kuna isegi väga hea dünaamikaga tiimidele tuleb see kasuks, et ennetada probleeme ning lahkarvamusi. Juhul kui kellelgi ongi südamel midagi sellist, mida pole saanud kolleegile tagasisidestada, on seda sellises vormis teha kindlasti oluliselt pehmem kui eraldi vestlusena.
Sandra: See sobib kahtlemata kõikidele tiimidele ja igas olukorras. Aga eelkõige nendele tiimidele, kus on tekkinud segadus ja arusaamatused seoses meeskonna muutumise või töörollide jaotamisega. Selle tulemusena mingid mustrid korduvad ja kui keegi on püüdnud anda tagasisidet, aga sellest ei ole midagi muutunud või ta ei ole osanud üldse midagi öelda, siis see töötuba loob usaldusväärse ja mõistva keskkonna, et tiimi liikmed saaksid ausat tagasisidet anda ja vastu võtta. Selle tulemusel meeskonna töö ja suhtlus paraneb.
Palun jaga üks nipp, mida igaüks meist saaks teha, et tiimitöö sujuks ja töörõõm säiliks.
Reelika: Ole aus ning avatud! Kui on raske, palu abi. Märka ning paku abi!
Sandra: Eriarvamused on okei – aktsepteeri seda ning jää meeskonnamängijaks. Otsusele, ideele, oma tööle vms tagasiside saamine ja teiste oponeerimine viib edasi. Kui ma lähtuks otsustamisel, uue lahenduse loomisel vms ainult statistikast, faktidest ja oma sisetundest või arvamusest, oleks seda palju keerulisem teha. Teiste tagasiside paneb asju mitmest vaatepunktist nägema ning kellegi vastanduv küsimus – näiteks „Kas see on loogiline?“ või „Kuidas nii saab, kui seda varem pole tehtud?“ – kaitseb tegelikult tagalat. Samu küsimusi võivad küsida ka koostööpartnerid, kodanikud, meedia jne. Sellised punktid panevad mõtlema, kas mul jäi midagi tähelepanuta, võib-olla ilmnebki uus fakt ning see idee või otsus ei olegi nii hea ja kuulikindel, kui arvasin. Või vastupidi – tänu erinevatele vaatenurkadele olen paremini ette valmistunud, meeskond on kaasatud ning otsus on ühtne, sest kõikide arvamust on kuulda võetud. Tagasiside andja ehk eriarvamusele jääja või oponent peaks samuti mõistma, et on tavapärane olla erineval seisukohal. Kui näiteks meeskonnast on kuus poolt ja kaks vastu ning otsustataks enamuse otsuse kasuks, siis otsus on ikkagi ühine.
Mida ütleksid julgustuseks neile, kes on seda töötuba kaalunud, kuid ei ole veel selleni jõudnud?
Sandra: Hirmul on suured silmad. Tegelikult on ausast ja hästi antud tagasisidest rohkem võita kui kaotada. Kui pärast tagasisidet meeskonnas suhted halvenevad, on seegi väärtuslik indikaator teenusejuhile, kuidas edasi liikuda, või meeskonnaliikmele, et hinnata, kas see töökeskkond, meeskond või roll on tema jaoks sobiv. Muutused saavad toimuda ainult siis, kui me anname tagasisidet, väljendame oma tundeid ja soove ning proovime selle tulemusena tiimi liikmete vahel või terve meeskonnana leida kuldset keskteed.
Töötuba aitas hoida meeskonnas atmosfääri läbipaistvana: ei ole n-ö elevanti toas.
Kui sa tunned, et sinu tiim vajab sellist koostöö töötuba, siis võta julgelt ühendust Sunergose fassilitaatori ja coachi Monikaga.
Kaardid põhinevad Shalomi Schwartzi väärtuste teoorial, mis keskendub sellele, kuidas inimeste väärtused kujundavad nende hoiakuid ja käitumist.
Soeta siit omale isiklike väärtuste kaardikomplekt või võta ühendust meie arengupartneri, kaartide looja Monika Pritsiga, kes viib läbi ka koolitusi, kuidas neid kaarte oma töös parimal moel kasutada.
