Retro viib meeskonna soovitud tulemusteni

Sel hetkel, kui juhina märkad, et meeskond ei saavuta soovitud tulemusi, on sul kaks võimalust. Sa kas teed veel pikemaid päevi, uskudes, et ainult rohkema tööga jõuad sihile, või siis võtad aja maha ja analüüsid, kas oleks vaja meeskonna toimimises midagi muuta. Kui valisid teise variandi, siis pane telefon hääletu peale, sulge Outlook ja loe edasi.

Üks lihtne, aga väga tõhus võimalus, kuidas meeskonna toimimist analüüsida, on Retrospektiivi koosolek – lühidalt retro. Retrospektiiv tähendab tagasivaadet: retro käigus analüüsitakse meeskonnana oma tööpõldu ja mõeldakse, kuidas paremini edasi minna.

Retro võimaldab kiiresti ja struktureeritult analüüsida, mis toimis seni hästi, mida tuleks muuta ning millised võimalusi pole siiani maksimaalselt ära kasutatud. See koosoleku formaat loob soodsa pinna aruteluks, kuidas edaspidi veel paremini väljakutseid lahendada ja koostööd teha. Nii annab retro sisuliselt võimaluse luua iseparenevaid tiime, kus õpitakse omaenda kogemusest.

Retro aitab ehitada iseparenevaid tiime

Retro on lihtne, efektiivne ja viib alati tulemusteni, aga see ei tähenda, et retro koosolekut juhtida oleks alati lihtne. Oskuslikult juhitud retrod on ääretult kasulikud, oskamatul moel läbi viidud retrost võivad osalejad loodetud kasu asemel saada aga hoopis ebameeldiva kogemuse.

Nendel, kes on selliste tagasivaate koosolekutega veidi kokku puutunud, tekib sageli küsimus, et kuidas viia retrot läbi nii, et see ei tunduks ajaraiskamisena ja osalejad julgeksid oma mõtteid avatult jagada. See on levinud hirm organisatsioonides, kus ei ole harjutud tagasisidet andma ja saama ning ühiselt arutama, kuidas saaksime paremini koos töötada, meeskonnana areneda ja selle käigus oma motivatsiooni ja tulemuslikkust parandada.

Et saaksid retrost maksimaalselt kasu, uurime lähemalt, milles seisneb retro väärtus, kellele on see mõeldud ja mis olukorras see pigem ei sobi.

Miks retro ehk mis on retro väärtus?

Meeskonnad vajavad aega ja kohta, et analüüsida oma tööd, leida arenguvõimalusi ja saada paremaks. Sageli pannakse palju rõhku sellele, MIDA me teeme, aga liiga vähe rõhku sellele, KUIDAS me seda tegime. Retro aitab seda teha.

Retro suurimad eelised:

• Retro annab võimaluse kuulata ära kõigi meeskonnaliikmete arvamus sel moel, et aktiivsemate osalejate arvamus ei hakka varjutama tagasihoidlikumate arvamusi.
• Retro käigus tuuakse probleemid lauda neutraalselt ning leitakse neile koos vastutajad, konkreetsed lahendused ja tähtajad.
• Meeskonnas lepitakse ühiselt kokku konkreetsed tegevused, mis tuleb lähitulevikus ellu viia, et saavutada parem motivatsioon ja tulemuslikkus.

Kellele ja millise sagedusega on retro mõeldud?

Iga meeskond, kes tahab pidevalt areneda, kasutab selleks ühes või teises formaadis retro koosolekuid – nad lihtsalt ei pruugi seda nii nimetada. Seda enam on aga oluline, et need koosolekud oleksid hästi struktureeritud ja teadlikult läbi viidud.

Struktureeritud tagasivaate koosolekud peaksid toimuma regulaarselt: näiteks iga sprindiprojekti, kuu või kvartali järel vms. Aga see regulaarsus ei pea olema ajaline (nt iga kahe või nelja nädala tagant). Pigem soovitame retrot teha vastavalt sellele, kuidas ettevõtte elurütm nõuab: kas mingi projekti järel, müügi- või messihooaja lõpus, tiimi käivitamisperioodi järel vms.

Soovitame retrot teha vastavalt ettevõtte elurütmile

Retro formaat sobib meeskonna analüüsimiseks ka siis, kui tekkinud on mingid probleemid. Näiteks on mingi projekt ebaõnnestunud, mingi ootamatu olukord või muudatus tekitas segadust, müügihooajal pole saavutatud soovitud tulemust, tiimi rollijaotus ei toimi või on energiatase kuidagi madal.

Retro kaartide komplektis on olemas kümme erineva struktuuriga retrot, millest igaühe juures on ka näidisküsimused. Komplektis on olemas retrod isegi selliste teemade jaoks, millest muidu on raske kõnelda, näiteks erinevate sündmuste analüüsiks, tänulikkuse väljendamiseks ja varjatud probleemide neutraalseks tõstatamiseks.

Millises olukorras retro ei toimi?

Retro läbiviimisel on väga oluline osalejate eelhäälestus: „Sõltumata sellest, mida me retro käigus avastame, me usume, et igaüks on teinud oma tööd nii hästi, kui ta suutis.“ Kui kõik osalejad suudavad hoida avatud meelt, sujub retro hästi ja annab soovitud tulemusi.

Retro olulisemad ohukohad:

• Vähese usalduse ja suletud õhkkonnaga olukorras võib juhtuda, et päris probleeme ei julgeta välja öelda ning selle asemel räägitakse tühjast-tähjast.
• Kui kohtumist teadlikult ei juhita – retro teema pole selgelt defineeritud, ei kuulata üksteist, räägitakse vahele.
• Kui retro käigus otsitakse süüdlast, mitte lahendust – valusate probleemide korral hakkavad inimesed ventileerima ja üksteist kaudselt või suisa otse süüdistama.
• Fookus suunatakse „meie“ vastutusalast välja.

Kokkuvõttes võib öelda, et enamik retro koosolekul tekkida võivaid probleeme taandub sellele, kui teadlik on koosoleku läbiviija. Hästi ette valmistatud ning kindlalt protsessi ohjav juht saab neid ohtusid vältida.

Kui teema pakkus huvi ja tahaksid selle kohta rohkem teada, siis vaata siit lähemalt meie retro kaardikomplekti või võta ühendust meie arengupartneri, retro kaartide looja Monika Pritsiga, kes koolitab ka retro läbiviijaid.