Kogemuslugu: retro nõuab juhilt julgust peeglisse vaadata

Meie Retrospektiivi kaardid on Eesti juhtide seas väga hästi vastu võetud. Üks ettevõtteid, kus neid meeskonnakoosolekutel kasutatakse, on Tervisekassa. Kogemusi retro läbiviimisest oma meeskonnas jagavad ravikvaliteedi teenusejuht Marion Kalju ja terviseteenuseosutajate võrgustiku tagamise teenusejuht Signe Borissov.

Retrospektiivi koosolek on oma olemuselt tagasivaatekoosolek, kus analüüsitakse meeskonnana oma tööpõldu ja arutatakse, mis on toiminud hästi, mida tuleks muuta ning milliseid võimalusi pole siiani kasutatud. Kõigi meeskonnaliikmete arvamus loeb, kõik saavad sõna ning probleemid tuuakse lauda hinnanguvabalt.

Retro õnnestumiseks on aga väga oluline ettevalmistus. Nii küsisimegi Tervisekassa teenusejuhtidelt kõigepealt seda, mida nad tegid, et retrospektiivi koosolekud hästi õnnestuksid.

Milline oli teie ettevalmistus retroks?

Marion: Tegin retrot esimest korda, seega valmistusin põhjalikult. Kuna eesmärk oli vaadata tagasi meie teenusetuumiku toimimisele aasta algusest koosolekupäevani, siis otsisin retro harjutust, mis annaks mulle teenusejuhina ülevaate erinevatest aspektidest, nt rollidest, tööprotsessidest, töörõõmust jms.

Kui olin sobiva harjutuse leidnud, siis valmistasin selle ette Miro platvormil selliselt, et saaksime retrot teha virtuaalses ruumis ja igal osalejal oleks seal mugav toimetada. Vaatasime selle enne läbiviimist koos Sunergose Monikaga ka üle, et saaksin veidi kindlustunnet.

Lisaks lugesin erinevatest allikatest, milliste reeglite kokkuleppimine aitab retrol aktiivselt, turvaliselt ja avatult osaleda ning koosolekut tulemuslikult läbi viia. Siin mõned näited soovitustest, mida jälgisin:

• Osaleme aktiivselt ja oleme kohal.
• Oleme kuulates ja jagades austavad ja avatud, ei anna hinnanguid.
• Konfidentsiaalsus!
• Ei ole õigeid ega valesid vastuseid.
• Toome välja nii hea kui ka halva.
• Negatiivne tagasiside ei ole kriitika, vaid aitab meil edasi areneda.
• Sinu esimene mõte või tunnetus on tõenäoliselt õige.

Signe: Valmistusin retroks nagu iga arutelu või koosoleku läbiviimiseks: mõtestasin enda jaoks, mida ma teen, miks ma seda teen ja mida soovin saavutada  (ehk panin paika eesmärgi). Retro läbiviimiseks valisin enda jaoks sobivad tööriistad ning kasutasin Miro platvormi.

Kuidas täpsemalt oma tiimi retro läbi viisid ja millele keskendusid?

Marion: Kasutasin retro harjutust, mis keskendus rollidele, tööprotsessidele, töörõõmule, õppimisele, väärtustele, eesmärkidele, kommunikatsioonile jms. Retro kestis 2,5 tundi (sh paus).

Alustuseks tegin sissejuhatuse ja selgitasin, miks retrot on vaja teha. Seejärel leppisime kokku reeglites ning järgnes soojendusharjutus. Soojenduse järel tegime eelnevalt kirjeldatud teemadel põhineva harjutuse ning jagatud mõtete lõpetuseks leppisime kokku, kuidas nende mõistmistega edasi liigume: milliste tegevustega jätkame, millega tegeleme kohe, millega hiljem ja mis on nice to have, aga mitte prioriteetne. 

Signe: Alustasin populaarseks saanud soojendusharjutusega, sealt edasi andsin tuumikule ülevaate enda ootustest retrole ja sellest, mis on minu jaoks seatud eesmärk, mida ja kuidas olen seda planeerinud.

Millist väärtust või uut teadmist retro sulle andis?

Marion: See andis võimaluse tulla välja n-ö tavatöö kontekstist. Retro aitas suunata tuumikut mõtlema ja erinevaid aspekte reflekteerima, samuti saime olulisemad mõtted kokku võtta. Retro käigus joonistusid välja murekohad, aga ka see, mis on hästi. Nii sain teada, millistes aspektides on tuumik „punases“, „kollases“ või „rohelises“ ning mida peaksime edasi tegema, et rahulolu kasvaks.

Signe: Sain kinnitust, et minu tuumik on väga aus ja avatud ning meievaheline usalduse tase on super kõrge. Julgeme rääkida nii heast kui ka mitte nii heast ning unistame, et leida võimalikke lahendusi. Lisaks me olemegi tiim – üks kõigi ja kõik ühe eest! Kuna kõik retro mõtted said kirja, siis sai selgeks seegi, kuidas edasi liigume. Ehk siis retro aitas minul kui tiimijuhil luua selgema plaani ja visiooni edasiseks toimetamiseks.

Retro aitas minul kui tiimijuhil luua selgema plaani ja visiooni edasiseks toimetamiseks.

Signe Borissov

Millised on sinu kolm kõige olulisemat soovitust retro läbiviimiseks, et tiimiliikmed ka järgmine kord sellel hea meelega osaleda tahaksid?

Marion: Tee korralik ettevalmistus – eriti siis, kui viid retrot läbi esimest korda. Mõtle, milline retro harjutus on käesoleval hetkel asjakohane, ja tee endale ajakava, kui palju millekski aega kasutad. Kui on inimesi, kes osalevad retrol esimest korda, siis kindlasti on abiks soojendusharjutused. See annab ka osalejate meelestatusest päris hea tunnetuse. Leppige enne retroga alustamist kokku reeglites, et osalejatel oleks turvaline oma mõtteid jagada ja retro oleks tulemuslik. Kui teed seda esimest korda, siis küsi retro lõpus osalejatelt tagasisidet, kuidas retrode tegemisega võiks jätkata.

Signe: Esmalt loo tiimis aktsepteeriv õhkkond ning arvesta ka ise, et ükski mõte ei ole vale. Teiseks looge koos raamistik ehk pange paika, kui palju mingile teemale aega leitakse, sest see aitab püsida graafikus. Kolmandaks – võta vabalt!

Retro on meeskonna ühine koosolek eesmärgiga analüüsida eelmist töölõiku ja mõelda, mida saaks paremini teha. Selles valguses peaksid kõik juhid olema regulaarsest retrode tegemisest väga huvitatud. Ometi oleme siit-sealt kuulnud, et seda ei peaks tegema.

Mida vastaksid neile, kes väidavad, et retro on ajaraiskamine?

Marion: Retro tekitab tagasiside koondamiseks eraldi aja, ruumi ja struktuuri. Samuti tugevdab retro tiimi turvatunnet ja usaldust, mis omakorda soodustab paremat koostööd ja paremaid töötulemusi, ja see peaks ju olema iga juhi eesmärk. Retrot saab teha kümne minutiga või poole päeva kaupa – kummalgi juhul ei ole tegu ajaraiskamisega.

Usun, et mida rohkem retrosid läbi viia, seda lühem on ettevalmistusaeg. Mis puudutab osalejate aja raiskamist, siis arvan, et igati mõistlik on meeskonnas kokku leppida, mis hetkedel, intervalli ja kestusega retrosid teha. Meil kõigil oli oma kahe ja poole tunnise retro järel selge, et sellise ülesehituse ja pikkusega retrost piisaks paar korda aastas, aga samas kiiremaid, kümneminutilisi retrosid võiks palju sagedamini teha. 

Signe: Ma ei suruks kellelegi peale retro tegemist, kui see on tõesti vastukarva. Retro nagu iga arutelu või koosoleku ettevalmistus võtab aega, samuti nõuab see tiimijuhilt julgust peeglisse vaadata. Retro ongi peeglisse vaatamiseks mõeldud ning oleks üllatav, kui kõik, mis sealt vastu vaatab, oleks meile meelepärane. Minu jaoks ei olnud see ajaraiskamine, vastupidi – sain teada, kuhu enda fookust rohkem suunata, et mina, minu tiim ja teenus edasi areneksid.

Retro nõuab tiimijuhilt julgust peeglisse vaadata

Signe Borissov

Marion, palun jaga oma kogemust välise koostööpartneriga retro soojendusküsimuse tegemise kohta. Mida küsisid, kuidas toimis ja milline oli tagasiside?

Oleme koos võrdlemisi akadeemilise koostööpartneriga ellu viimas muudatust ning alles selle teekonna alguses. Toimunud oli paar arutelu ning mõtteid oli kõigil palju ja väga erinevates suundades. Raske oli tunnetada inimeste meelestatust.

Koostöö selle partneriga oli olnud aastatepikkune, nii et kõigi jaoks oli üsna ootamatu, kui juhatasin koosoleku sisse hoopis nii, et palusin igaühel kirjeldada oma tunnet eelnevate arutelude ja eelseisvate muudatuste suhtes, tuues võrdluse mingi loodusnähtusega või looduse olukorraga.

Alguses olid muiged, siis võeti mõtlemisaega ja seejärel jagasime kõik avatult oma tunnetust. Ühel oli äraootav tunne nagu kevadel, kui ilm läheb juba natuke soojemaks, aga samas iiliti käib külm tuul läbi. Teine oli uduses metsas ega leidnud teed ning mets läks edasi liikudes aina sügavamaks. Leidus ka neid, kellel oli väga positiivne meelestatus, et saab üks selline hea asi nagu kodus kasvav pojengipõõsas, mida mees alguses aeda ei lubanud istutada, aga nüüd on sellest kasvanud iga aasta üha kaunimalt õitsev lopsakas põõsas.

Need võrdlused andsid mulle hoopis teistsuguse tagasiside ja tunnetuse mitteakadeemilise nurga alt ning see oli väga heaks soojenduseks edasisele arutelule.

Koostööpartneris tekitas see elevust ja nad nentisid, et tegelikult oli väga tore oma tunnetust sellisel moel jagada. Nemad retrot varem teinud ei olnud, aga omavahel visati mõte õhku, et äkki peaks ka mõnikord proovima.

Kui teema pakkus huvi ja tahaksid selle kohta rohkem teada, siis vaata siit lähemalt meie retro kaardikomplekti või võta ühendust meie arengupartneri, retro kaartide looja Monika Pritsiga, kes koolitab ka retro läbiviijaid.